Pendant 30 ans, j’ai pratiqué des entretiens de fin d’année en PME et ETI. J'ai été "des deux côtés du bureau" : d'abord comme collaborateur, puis comme directeur commercial. Voici quelques pistes, issues de cette expérience, et de ma pratique de coach professionnel, pour les managers et responsables:
Poser le cadre
Selon les entreprises, l'organisation, et les « participants », l’entretien peut être vécu comme un simple point de suivi ou un passage obligé, un rituel, une projection vers l'année N+1, une mise au point – et, parfois aussi, une remise en question.
Quoi qu’il en soit, c’est un rendez-vous, qui concerne:
Un.e manager (parfois plus)
Une collaboratrice ou un collaborateur
Dans les plus grandes organisations, un.e responsable RH
Le jour, l'heure et le lieu de l'entretien peuvent être choisis d'entente, ou imposés par la hiérarchie. Il est préférable de faire participer votre collaborateur.trice qui se sentira responsabilisé.e
L'entretien de fin d'année est-il une obligation ?
Beaucoup d’entreprises le pratiquent (parfois machinalement). Mais certaines organisations ne le jugent pas utile, et préfèrent des entretiens ponctuels, quand il y a quelque chose à partager, ou un problème à régler.
Pour beaucoup d'entreprises, du moins en France, c'est un rituel, parfois sans véritable fond. Pourtant, certains managers (et des collaborateurs également), pensent qu’il devrait être abandonné, parce qu'ils n'en perçoivent plus le sens, ou que cela "ne change rien" à des problématiques existantes.
Paradoxalement, là où il ne se fait pas, cela peut générer une frustration :
pour le ou la manager, une perte de contact avec ses collaborateurs.trices, l'occasion de se rencontrer en face à face, de mieux se connaître
pour le ou la collaboratrice, l'impression que son évolution dans l'entreprise n'intéresse pas ses supérieurs, de n'être pas considéré
Si vous prenez la décision de le faire, il est cependant primordial de ne rien négliger, et d'en faire un véritable outil de relation et d'amélioration.
Redonner du sens à ce rendez-vous avec vos collaborateurs.trices
Comment faire de votre entretien un outil de management, qui serve aux deux parties en présence, et à l’organisation dans son ensemble ?
Mon premier conseil: Co-choisissez date, heure et lieu! C'est l'assurance de bien commencer.
Prenez quelques minutes ensemble pour un échange préalable sur le cadre :
Le temps que chaque partie estime nécessaire
Un temps pour un sujet particulier, ou exceptionnel à aborder
Un impératif pour l’un ou l’autre
Les éléments à prendre en compte
Voir la to-do-list ci-dessous
Avant l’entretien, rappelez-vous :
D'être disponible (tête, cœur, corps)
D'être dans l’ouverture et créez de l'espace pour le dialogue
Pendant l’entretien :
Adopter une écoute active
Oser faire des demandes
Exprimer ses besoins
Faire reformuler pour vous assurer d’une bonne compréhension
Développer l’intelligence collective : celle qui va permettre de répondre aux demandes des deux personnes, mais bien au-delà, en répondant aux besoins de l’organisation
Demander à faire une pause si vous en avez besoin, ...
En fin d’entretien :
Exprimer les points positifs de cet entretien
Exprimer les motifs de frustration éventuelle,
Noter en commun les éventuels points non-traités, ou non-solutionnés
Partager le besoin d’un éventuel prochain rendez-vous, son échéance
La to-do-list d'un entretien efficace
Bien préparer le terrain, avant vos rencontres avec chaque collaborateur.trice:
Quelles sont vos intentions pour cet entretien ?
Que souhaitez-vous aborder ?
Quels résultats escomptez-vous ?
Quel temps de préparation pensez-vous y consacrer ?
Anticipez-vous des situations ? si oui, lesquelles ? Positives, négatives ?
Interrogez-vous aussi sur les points plus délicats
Que pensez-vous faire ou dire, pour que toutes les parties prenantes sortent satisfaites ?
Si vous avez des critiques à formuler, comment vous organiser pour qu'elles soient exprimées de façon constructive ?
Comment vous projetez-vous, au sortir de cette réunion ? Que voulez-vous avoir obtenu ?
Se faire aider pour préparer ses entretiens, un atout efficacité
Si vous sentez des difficultés, dans votre organisation, pour la bonne conduite de ces entretiens, un coaching dédié, orienté vers des solutions applicables tant sur la posture à adopter que sur le résultat à atteindre, permet de transformer ces rendez-vous en véritables outils de performance partagées.